Toegangscontrole van werven digitaliseren voor BAM Interbuild
Een veilig, performant en gebruiksvriendelijke applicatie die zorgt voor een waterdichte controle én de administratie automatiseert.
Klasse 8 aannemer
Interbuild, opgericht in 1980, en sinds 1998 onderdeel van de Koninklijke BAM Groep, is binnen België de gebouwenspecialist bij uitstek voor hoofdzakelijk het Vlaamse en het Brusselse gewest. Met een omzet van € 242 miljoen in 2018 behoort Interbuild tot de top van de Belgische bouwmarkt, gespecialiseerd in de grootste en meest complexe gebouwen, met bijzondere aandacht voor kwaliteit en klantgerichtheid. Samen met haar Belgische zusterfilialen (BAM Contractors, Galère, Kairos), verenigd in BAM Belgium, behoort Interbuild tot de grootste bouwgroep in België.
Onderaannemers van onderaannemers
Omwille van de veiligheid en aansprakelijkheid is een werf enkel toegankelijk voor wie er werkt of toezicht houdt. Een bedrijf als BAM Interbuild werkt met honderden aannemers, die op hun beurt weer onderaannemers inschakelen, die op hun beurt…
De structuur van aannemers en individuen die op één werf tewerkgesteld zijn of toegang nodig hebben gaat dus soms ver. Dat maakt het vaak een uitdaging om het overzicht te bewaren en om alle documentatie te verzamelen die vereist is voor toetreding tot de werf.
De uitdaging: het beheer van de werven automatiseren
BAM Interbuild heeft doorgaans tientallen grote werven tegelijk lopen. Dit staat gelijk aan duizenden arbeiders die op bepaalde tijdstippen tot bepaalde werven moeten worden toegelaten. Daarbij komen nog de eigen werknemers, werfverantwoordelijken en -bezoeken. Voor de werfverantwoordelijke is het van groot belang exact te weten wie, waar, wanneer aanwezig was.
Met de vraag om dit proces te automatiseren kwam BAM Interbuild bij Starring Jane terecht. Niet enkel de administratie moest beperkter, maar ook was er behoefte aan meer overzicht en controle. Dit kon worden gerealiseerd met een systeem dat performant, veilig, waterdicht en gebruiksvriendelijk was en hen veel werk uit handen zou nemen.
De oplossing: de Tourniquet-applicatie
Alle werven van BAM Interbuild worden omheind met hekken en zijn toegankelijk via tourniquet-deuren (draaideuren) die geopend worden met een badge. BAM Interbuild heeft de volledige controle via de Tourniquet-app die we samen ontwikkelden. Via de app kan BAM Interbuild werven toevoegen, logins toekennen, rapporten genereren en in realtime de aanwezigheden bekijken.
Onderaannemers en werfleiders worden aan het platform toegevoegd voor volledige inzage. De onderaannemer is zelf verantwoordelijk voor de input van zijn personeel, eventuele onder-onderaannemers en de benodigde documenten in het digitale platform. Deze informatie komt vervolgens terecht op het technisch secretariaat van BAM Interbuild, waarna die de registratie al dan niet goedkeurt.
Documenten kunnen op elk moment worden toegevoegd. Op die manier zijn ze onmiddellijk beschikbaar zijn op de werf (ID’s, verblijfsvergunningen, A1’s en limosa’s), wat zeer belangrijk is bij werfcontroles. Bovendien stuurt het systeem tijdig mails uit wanneer documenten dreigen te vervallen.
Alles gebeurt via dit custom-made platform, er komt geen telefoon- of mailverkeer meer aan te pas. Het resultaat is tijdswinst, meer overzicht en meer zekerheid qua opvolging.
Een slimme koppeling met de software van GeoDynamics
GeoDynamics is marktleider inzake mobiele tijdsregistratie. BAM Interbuild gebruikte al hun software voor het bijhouden van aanwezigheden op de werf. De werven worden toegevoegd in GeoDynamics. Door middel van een beveiligde koppeling worden die vervolgens gevisualiseerd in de Tourniquet-app, en vanaf daar wordt er veel meer mogelijk gemaakt voor BAM Interbuild: per werf kunnen er onderaannemers, individuele personen en documenten worden toegevoegd.
Wanneer iemand via de app toegang wordt verleend tot een werf stroomt deze info door naar GeoDynamics, die alles in orde brengt in verband met de sociale zekerheid en verzekeringen. De koppeling zorgt met andere woorden voor een waterdichte administratie.
De informatie wordt in twee richtingen uitgewisseld: wanneer iemand zijn of haar badge gebruikt en zo toegang heeft tot een bepaalde werf, dan worden die gegevens bijgehouden in GeoDynamics. De app leest die gegevens vervolgens uit en laat toe uitgebreide aanwezigheidsrapporten te trekken. In het geval van een sociale inspectie is de aanwezigheidslijst in enkele muisklikken beschikbaar.
Intensieve samenwerking voor het beste resultaat
De interface van de Tourniquet-app is intuïtief en gebruiksvriendelijk, de tool is een dagelijks gebruiksinstrument geworden. Enkel een zeer geëngageerde samenwerking met alle betrokken partijen kan dit als resultaat hebben. Er gaat een proces van brainstormen, uitwerken, testen en aanpassen aan vooraf. Wat daartoe bijdraagt is dat er op verschillende niveaus wordt nagedacht over de functionaliteiten: tijdens onze workshops werden van BAM Interbuild personen van zowel marketing, operations als sales betrokken. Door doelbewust personen met beslissingsrecht in te schakelen, kon er snel vooruitgang worden geboekt.
Ook nu de app is opgeleverd worden er regelmatig SteerCo’s georganiseerd, waarbij telkens minstens één iemand op managementniveau van beide partijen de koppen bij elkaar steken. Zo blijven we voeling houden met elkaar en kan er proactief worden bijgestuurd indien nodig.
Constant verfijnd en uitgebreid
Sinds de lancering van de app in 2018 werden er regelmatig aanpassingen aangebracht om alles nog meer op punt te zetten. Zo werd de interface visueel versterkt met grafieken en boomstructuren, en werd het voor beheerders mogelijk om een login aan te maken voor werfverantwoordelijken, waarbij die enkel zicht hebben op de werven die aan hen werden toegekend inclusief onderaannemers, werknemers en aanwezigheden.
