Jana Vantieghem, 11 december 2017

Hoe kan je een goede daily stand-up meeting voeren?

Om ervoor te zorgen dat we een project tot een goed einde brengen, is het belangrijk dat elk teamlid dat aan het project meewerkt op de hoogte is van alle activiteiten binnen dat project. Daarom zitten we elke dag kort samen om te weten te komen wat er zich binnen het team afspeelt en wie eventueel nog hulp kan gebruiken. Dit wordt ook wel een daily scrum of daily stand-up meeting genoemd. Wil je weten wat deze term precies inhoudt en wil je enkele tips voor een efficiënte daily stand-up? Lees dan zeker verder!

Wat is een daily stand-up meeting?

Tijdens een daily stand-up of scrum meeting bekijken we met het volledige team de ontwikkeling of vooruitgang van een project. Hierbij bespreken we elke dag wat elk teamlid heeft gerealiseerd sinds de vorige stand-up sessie, wat tegen de volgende meeting moet worden uitgevoerd en met welke issues de teamleden te maken hebben. Op die manier is er één duidelijke planning voor het volledige team en kunnen we eventuele problemen nog op tijd bijsturen.

Verder duurt een daily stand-up meeting ongeveer vijftien minuten. We laten dus elk teamlid kort en bondig aan het woord, zodat de aandacht behouden blijft. Bovendien vermijden we op deze manier onnodig lange discussies, aangezien eventuele problemen tijdens elke meeting aangehaald worden. ‘To the point’ blijven is de key!

Tip 1: Plan je meetings steeds op hetzelfde moment

Plan de daily stand-up meeting steeds op hetzelfde moment en dezelfde locatie om verwarring te voorkomen, bijvoorbeeld elke maandagochtend om 9 uur op kantoor. Op deze manier creëer je routine binnen je team en verlies je ook geen tijd door telkens opnieuw een meeting te organiseren die voor iedereen past. Ook wanneer iemand niet aanwezig kan zijn, verplaats je de meeting dus beter niet. Vraag in dat geval eventueel aan één van je teamleden om jouw to do’s en issues mee te delen aan de anderen, zodat zij toch op de hoogte zijn van jouw planning.

post-its

Tip 2: Houd alles bij op een whiteboard

Om ervoor te zorgen dat de daily stand-up meeting vlot verloopt, hou je best steeds alle besproken puntjes bij op een whiteboard. Dit kan bijvoorbeeld aan de hand van stiften, maar ook post-its. Zo kan iedereen duidelijk zien wat er reeds gerealiseerd is, welke taken nog moet gebeuren en welke issues moeten worden opgenomen.

Tip 3: Doe de stand-up meeting rechtstaand

De naam verklapt het eigenlijk al een beetje. Bij een stand-up meeting is het de bedoeling dat iedereen staat en niet zit. Hierdoor kunnen we ons beter focussen, waardoor de meeting sneller en effectiever zal verlopen. Als we zitten, worden we namelijk sneller moe of zijn we rapper afgeleid. Maar shhh, ook wij slagen hier niet altijd in ;-).

Tip 4: Voer conversaties met je volledige team

Een daily stand-up meeting is niet zomaar een statusupdate naar de scrum master of projectmanager. Het is een vergadering waarbij alle personen die bij het project betrokken zijn actief luisteren én deelnemen. We laten dus elk teamlid om beurt aan het woord en vermijden dat ze conversaties onder elkaar beginnen voeren. Daarnaast is het essentieel dat alle aangehaalde aspecten tijdens de meeting relevant zijn voor elk teamlid. Indien dit niet het geval is, bespreek je dit beter in een andere meeting.

& what about you?

Plan jij al daily stand-up meetings met jouw collega’s? Bij Starring Jane doen we het al even! Zo blijven al onze Janes op de hoogte en kunnen we een pak efficiënter werken. Aarzel niet om een seintje te geven indien je jouw project samen met ons wilt realiseren.